Indflytning og fraflytning af lejemål, læs om reglerne her

Indflytningssyn

Som følge af de nye regler pr. 1.7.2015 tilpligtes udlejer indkalde den kommende lejer til et indflytningssyn. Dette gælder dog reelt kun for udlejere med mere end 1 lejemål, men det er vores vurdering at samtlige udlejere bør afholde indflytningssyn, idet det er udlejer, der skal bære bevis for lejemålets stand både ved indflytning og ved fraflytning. Synet skal foretages i forbindelse med indflytningen og skal indkaldes med rimelig varsel. Ved synet skal der udarbejdes indflytningsrapport, som lejer skal have udleveret i skriftlig form ved synet eller som skal tilsendes lejer umiddelbart efter. Dette kan evt. ske via email kva reglerne om digital kommunikation. Du kan også fremsende lejer materiale, dvs. rapport og billeder via SAPU's hjemmeside, idet du kan uploade materialet til vores server og dele en "Indflytningsmappe" med lejer.

Ved synet skal lejemålets stand dokumenteres eksempelvis i form af afkrydsninger, karaktergivning, konkrete beskrivelser og evt. billeder. Brug gerne SAPU's indflytningsrapport

Afholdes der ikke et syn, eller kan det ikke dokumenteres, at lejer er behørigt indkaldt til det, eller får lejer ikke en kopi af rapporten ved synet eller tilsendt efterfølgende, så er konsekvensen, for udlejere med mere end 1 lejemål, at udlejer ikke kan gøre istandsættelseskrav gældende over for lejer ved fraflytning. Men også for udlejere med kun 1 lejemål vil det være vanskeligt at rejse en sag om istandsættelse pga manglende bevis. Der er i udgangspunktet alene tale om de normale istandsættelseskrav, ikke om betaling for skader, som lejer er ansvarlig for dvs. misligholdelse, dog er der visse afgørelser der peger på at selv misligholdelse skal være indeholdt i dokumentationen. Lejer bør dog ikke kunne spekulere i en manglende overholdelse af kravene til indflytningssyn, og derved kunne løbe fra et erstatningskrav for skader, som han har forvoldt.

Det er udlejer, der har bevisbyrden for at reglerne om indflytningssyn er overholdt.

Indflytningssynet skal i henhold til den nye § 9 i lejeloven afholdes "i forbindelse med indflytningen". Med denne formulering må det forventes, at syn ikke nødvendigvis skal afholdes i forbindelse med overdragelsen af nøglerne, men når formålet med synet tages i betragtning, nemlig at det skal dokumentere standen af lejligheden på overdragelsestidspunktet, så må det i praksis klart anbefales, at udlejer insisterer på, at synet skal afholdes senest samtidig med at nøglerne overdrages til lejeren. Vi fraråder, at således at lejer får nøgler uden at der er afholdt indflytningssyn, da det i sagens natur vil være problematisk at afholde et syn efter at lejer er flyttet ind og måske allerede har nået at lave flytteskader mv.

Dette betyder, at man fremover må være mere ufleksibel over for de kommende lejere, dels vil mange se sig nødsaget til at alle indflytninger sker på hverdage.

Indkaldelse til indflytningssyn

Indkaldelse til synet kan ske på flere måder. Det kan ske i selve lejekontrakten, for eksempel ved anvendelse af typeformularen at skrive det ind i de særlige bestemmelser (i dag § 11 i formularen), eks.: "Lejer indkaldes til indflytningssyn den 1. august kl. 10.00". Det kan også ske i et følgebrev til lejekontrakten, og det kan ske i et særskilt brev til den kommende lejer på et senere tidspunkt. Indkaldelse skal ske med et "rimeligt varsel". Det betyder, at lejer må indkaldes med så tilpas varsel, at han har mulighed for at deltage. Da udlejning kan ske med dags varsel, er det ikke hensigtsmæssigt at have et konkret varsel på for eksempel en uge, som ved fraflytningssynene, men man kan jo godt stile efter, at lejer så vidt muligt får en uges varsel.

Det vigtigste ved indkaldelsen er, at man på en eller anden måde kan dokumentere, at lejer er blevet indkaldt. Har lejer skrevet under på lejekontrakten, så vil en indkaldelse i selve kontrakten eller i følgebrevet kunne dokumenteres at være kommet frem til lejer i kraft af underskriften. Indkalder man i et særskilt brev, så må man sikre sig, at det kommer frem til lejer enten ved at anvende anbefalet post, afleveringskvittering eller eventuelt e-mail med kvittering. Man kan også vælge at benytte sig af flere kanaler, for eksempel både skriftlig indkaldelse og e-mail indkaldelse, for kan man blot dokumentere, at den ene er kommet frem til den kommende lejer, må kravet om indkaldelse være opfyldt.

Der kan sagtens opstå en situation, hvor man af den ene eller den anden grund har brug for at flytte tidspunktet for et syn, der allerede er indkaldt til. Hvis man ændrer på tidspunktet, skal man sørge for, at det kan dokumenteres, at lejer har modtaget oplysning om ændringen. Dette betyder, at man bør sørge for at bekræfte en ændring skriftligt, og med dokumentation for, at lejer har modtaget den.

Lejer skal have kopi af billeder og indflytningsrapport

Indflytningsrapporten skal som nævnt udleveres til lejeren ved indflytningssynet. Hvis lejer møder op til synet, skal han således have en kopi af rapporten ved selve synet. Der har været en del kontrovers om muligheden for at udlevere denne digitalt. Det er dog vores opfattelse, at praksis på nuværende tidspunkt må være således, at det, om ikke andet, kan aftales med lejer at denne modtager rapporten og materialet elektronisk, evt ved at anføre dette i bemærkningerne til indflytningsrapporten eller ved at anføre dette eksplicit i lejekontrakten.

I de tilfælde, hvor lejer enten ikke møder op til synet eller nægter at modtage rapporten, kan udlejer i løbet af de følgende 14 dage efter synet sende rapporten til lejeren. I dette tilfælde kan fremsendelsen også ske elektronisk, da der ikke i øvrigt er nogen formkrav til rapporten. Hvis lejer nægter at modtage rapporten bør man søge at få lejer til at underskrive en erklæring om, at han nægter at modtage rapporten. Hvis lejer så heller ikke vil underskrive den (hvilket nok må siges at være sandsynligt i situationen), så må man som udlejer komme om det ved at sende rapporten efterfølgende med angivelse af, at lejer nægtede at modtage den ved synet.

Ændringer i rapporten

Det forventes at lejer skriver under, som kvittering for modtagelse af rapporten. Det vil ikke være en accept af indholdet, og der ændres i øvrigt ikke på lejers ret til i henhold til lejelovens § 14 at gøre mangler gældende inden for to uger efter lejemålets begyndelse. Samtidig gives huslejenævnet mulighed for at tage stilling til mangler i forbindelse med indflytningen. Indflytningsrapporten vil som udgangspunkt indeholde udlejers opfattelse af lejemålets tilstand, og skal som udgangspunkt ikke ændres efterfølgende. Der vil dog godt kunne ændres i rapporten efterfølgende, enten hvis parterne er enige om en ændring, eller hvis huslejenævnet pålægger en ændring. Har lejer gjort mangler gældende i henhold til § 14, som udlejer ikke vil anerkende, vil lejer efter de nye regler kunne indbringe sag for huslejenævnet om disse mangler, og huslejenævnet vil i den forbindelse kunne ændre i rapporten.

Fraflytningssyn

Når lejer opsiger lejeforhold eller lejeforholdet af andre årsager bliver bragt til ophør er det særdeles væsentligt, at udlejer tager sig i agt for fraflytningsprocessen.

Vi ser alt for mange sager om istandsættelse af lejemål tabt, fordi udlejer begår fodfejl som nemt kunne undgås, men som desværre medfører at udlejer fuldstændig fortaber retten til at gøre krav på istandsættelse fra lejer.

I juli 2015 kom der nye regler vedr. lejers pligt til istandsættelse ved fraflytning af lejemål, men også vedrørende udlejers pligter i forbindelse med lejers fraflytning.

Og det kan ikke siges tydeligt nok, reglerne er ikke blevet nemmere for udlejer, men er man klædt ordentligt på kan de værste fejl undgås.

Først og fremmest er det afgørende om du, på tidspunktet for fraflytningen har 1 aktiv udlejning eller om du flere. Processen er væsentligt mere krævende hvis du har mere end 1 lejemål.

Følgende for udlejere med kun 1 lejemål

Har du kun 1 udlejning, er udgangspunktet således, at du skal sørge for at få afholdt et fraflytningssyn, dog uden at det er obligatorisk at invitere lejer til dette. Fraflytningssynet holdes typisk i forbindelse med at lejer afleverer nøgler, og det bør principielt aldrig ske før lejer har afleveret nøglerne. Dette skyldes at fraflytningssynet er en status på lejemålets stand som det er når udlejer får lejemålet retur fra lejer. Det nytter derfor ikke noget, at lejer kan lukke sig ind i lejemålet dagen efter synet er holdt, da det kan medføre flere mangler mv.

Kravet i lejelovens §98 hedder, i dette tilfælde med 1 udlejning, at du skal have fremsendt fraflytningsrapport til lejer inden for 14 dage efter lejemålet er fraflyttet. Det er i den forbindelse væsentligt, at bemærke at fraflytningen juridisk betragtes som den dag nøglerne afleveres eller hvor lejer bekendtgør udlejer med hvor nøgler er afleveret (fx. postkasse el. lign). Fraflytningsdagen kan altså godt være anderledes end den dag lejer meddeler at være fraflyttet, hvis lejer først afleverer / anviser nøgler flere dage efter.

Når udlejer har konstateret at nøgler er afleveret på den ene eller anden måde, så er dette dagen hvor fraflytningen juridisk set er sket. Fra denne dag har udlejer 14 dage til at fremsende lejer en fraflytningsrapport med de mangler, som udlejer agter at stille krav om. Netop de 14 dage er en frist alt for mange udlejere glemmer eller ikke er bevidste om. Fristen er ultimativ, den kan ikke fraviges og kommer fraflytningsrapporten 1 dag for sent er hele kravet tabt.

Fraflytningsrapporten skal indeholde samtlige mangler udlejer agter at stille krav om overfor lejer. Eneste undtagelse er mangler, som ikke kan konstateres ved almindelig observans eller mangler som lejer bevidst har forsøgt at skjule (svigagtighed).

Fraflytningsrapporten kan, med andre ord, ikke tilføjes mangler løbende. Når den er udarbejdet og sendt, er det den der gælder. Intet andet. Dette gælder alle samtlige mangler, også mangler som ellers kunne karakteriseres som mislighold.

Fraflytningsrapporten skal sendes til lejers nye adresse evt. pr. email hvis digital kommunikation er aftalt i Lejekontraktens §11. Har lejer ikke leveret ny adresse og er digital kommunikation ikke aftalt, har udlejer pligt til at søge lejers nye adresse ved folkeregisteret. Dette er lovkrav, og henvendelse til folkeregisteret bør derfor kunne dokumenteres (få folkeregisteret til at bekræfte skriftligt, at du har henvendt dig).

Først i det tilfælde at folkeregisteret ikke kan oplyse lejers nye adresse suspenderes 14 dages fristen, om end dette dog forudsætter at udlejer ugentligt kontakter folkeregisteret for at checke om der er kommet oplysninger om lejers nye adresse.

Når adressen kendes fremsendes fraflytningsrapporten og indtil videre er det SAPU’s anbefaling, at den sendes rekommanderet for at sikre dokumentation for at lejer modtager den inden for 14 dage. Denne dokumentation kan ikke sikres uden rekommanderet forsendelse.

Når fraflytningsrapporten, som iøvrigt ikke behøver indeholde prissætning på mangler (blot angive mangler), er fremkommet til lejer kan kravet først nu ses som lovligt rejst mod lejer.

Som det fremgår er processen ganske omstændig, og for udlejere med mere 1 aktiv udlejning er der supplerende krav som vi vil gennemgå senere, og det må tilrådes at man tager denne proces ganske seriøst.

Følgende for udlejere med mere end 1 lejemål

Har du mere end 1 lejemål er reglerne lidt anderledes.
Grundlæggende er kravet vedr. fremsendelse af fraflytningsrapport det samme, men forskellen ligger primært i at udlejere med mere end 1 lejemål, skal indkalde lejer til fraflytningssyn. Dvs. selve indkaldelsen er obligatorisk. Reglen hedder, at udlejer skal indkalde lejer til syn når udlejer har konstateret at lejer er fraflyttet. Synet skal være afholdt inden for 14 dage efter lejers fraflytning og synet skal indkaldes med 1 uges varsel. Således har udlejer særdeles travlt i det øjeblik, at lejer har meddelt at være fraflyttet. Der skal sendes en indkaldelse til lejer, som skal jf. ovenstående skal være varslet min. 1 uge i forvejen og synet skal altså være afholdt inden der er gået 14 dage fra fraflytningstidspunktet.

Kravet går dog kun på at indkalde lejer, dvs. det er underordnet for udlejer om lejer rent faktisk deltager i synet. Gør lejer ikke det, skal rapporten sendes til lejer således denne er lejer i hænde inden for nye 14 dage regnet fra fraflytningssynet. Hvis lejer er tilstede bør lejer få udleveret 1 eksemplar af fraflytningsrapporten og bør kvittere herfor. Nægter lejer dette, er reglen den samme som hvis lejer ikke deltager - rapporten skal altså så sendes til lejer og være lejer i hænde inden for 14 dage fra fraflytningssynet.

Kommunikationen vedr. indkaldelse og fremsendelse af rapport kan ske digitalt, hvis der er aftalt digital kommunikation i lejeforholdet. Hvis ikke, bør begge sendes både pr. email og skriftligt pr. post (gerne med leveringsattest).